Eliminera sena betalningar, påföljder och högre räntor
Så ta en timme i helgen och bli organiserade. Använd denna steg-för-steg-lösning för att organisera din betalningsförfarande och hålla den ordnad.
Du behöver en dator, en uppsättning plast- eller kartonglådor, en papperskorg, en pappersförstörare, röd penna, anteckningsbok, highlighter, 10 "x 13" kuvert och frimärken.
Steg ett: Hitta en betalningsstation
Att betala räkningar blir snabbare och enklare om du har en särskild faktureringsstation du kan sitta vid. Det behöver inte vara ett stort utrymme: ett litet bord i kökets hörn, en hyllning på ditt hemkontor, eller helt enkelt en korg för att hålla dina betalningsredovisningar och leveranser.
Steg två: Organisera dina pappersräkningar
Så här bearbetar du dina pappersräkningar. Öppna dem så snart de kommer fram. Anteckna förfallodagen och det belopp som är skyldigt på framsidan av varje kuvert med en röd penna. Var uppmärksam på förfallodatum eftersom de inte alltid är samma varje månad.
När du läser igenom din faktura markera eventuella avgifter eller delar av din faktura som du ifrågasätter.
Du kan enkelt följa upp dessa problem senare.
Återvinna alla kuvertfyllare som inte innehåller någon personlig information som specialerbjudanden eller kampanjer för andra produkter. Tala om återvinning strimla allt som har personlig information om det. Om du inte äger en shredder erbjuder många kontorsmateriel tillgång till en till en liten avgift.
Sist, lagra dina obetalda räkningar i den övre lådan på ditt plast- eller kartonglådsystem.
Steg tre: Organisera dina elektroniska räkningar och uttalanden
Använd en separat e-postadress för elektroniska räkningar, kontoutdrag, investeringsredovisningar etc. Det här säkerställer att en elektronisk faktura inte förbises mitt i de många e-postmeddelanden du får.
Se dina onlineräkningar och uttalanden så fort du får e-postmeddelandet. Bekräfta att du är överens med alla avgifter och det belopp som ska betalas. Om du finner en skillnad skriv ut dokumentet, markera avviket och placera papperet i överlådan på ditt plast- eller kartonglådsystem tillsammans med dina obetalda pappersräkningar. Om du inte har tillgång till en skrivare, notera problemet i din anteckningsbok och placera anteckningsboken i samma lådor. Du kommer att ta itu med eventuella avvikelser senare i denna process.
Därefter vidarebefordra varje e-postmeddelande till din personliga e-postadress som ändrar ämnesraden för att läsa: Enheten skyldig, förfallodagen och det belopp som ska betalas. Till exempel GA Gas, 6-28-2011, 78,00.
Skapa en e-postmapp på din dator för varje månad och år. Du kan namnge det "Online Bills - Januari 2016.". När du har granskat varje onlinebetalning och vidarebefordrat den till dig själv, spara den i den månatliga mappen du skapade.
Steg fyra: Planera en veckotid för att betala dina räkningar
Planera 30 minuter varje vecka för att betala dina räkningar. Blockera den här tiden i din kalender precis som du skulle göra något annat möte. Det här är också en bra tid att granska ditt online bankkonto för noggrannhet.
Gå till din betalningsstation och ta bort pappersräkningarna från din betalningsskicka. Logga sedan in på din dator och öppna den här månaden som ska betalas. Om du markerade några frågor eller avvikelser, ring samtal till dessa institutioner först. Fler och fler företag är tillmötesgående arbetspersonal och har kundtjänst som är tillgängliga fram till 8:00 EST. Om du inte kan nå någon lägger du till den här uppgiften i din att göra-lista för nästa dag. Notera ditt kontonummer, kundservice telefonnummer och din specifika fråga.
Steg fem: Betala dina räkningar
Om du vill ordna dina räkningar på ett effektivt och effektivt sätt, överväga betalningar på online-betalningar.
Det finns två typer av betalningsalternativ för online-faktura:
- Online-betalning som erbjuds av din bank
- Online-betalning som erbjuds av dina tjänsteleverantörer (telefonföretag, bolagslån, etc).
Här svarar Justin frågan: Hur konfigurerar jag Online Bill Pay?
Även om det kan ta dig längre tid att initialt skapa inbetalningar på nätet. du sparar tid under varje efterföljande månad genom att betala dina räkningar online.
I både online-betalningsscenarier får du ett bekräftelsetal som en del av transaktionen. Notera denna information antingen på fakturan själv eller behåll en huvudlista över månatliga transaktioner i din anteckningsbok.
Om du inte betalar några eller alla dina räkningar online skriver du ut din check, registrerar transaktionen i ditt kontrollregister, använd returkuvertet som finns i de flesta räkningar och uttalanden och stämplar kuvertet. Var noga med att fakturera posttid i din process. Tillåt 7-10 dagar för leverans av post och betalning. Medan du inte har ett bekräftelsetal, bör du fortfarande notera transaktionen på själva fakturan eller på din huvudlista över månatliga transaktioner. Var noga med att även inkludera ditt kontrollnummer.
Steg sex: Fyll i papperskopiorna av din faktura
Skapa ett 10 "x 13" kuvert för varje månad. När du är klar med att betala räkningarna placerar du papperskopiorna i lämplig månads kuvert tillsammans med din huvudlista över transaktioner (det kommer även att innehålla information om de fakturor du får elektroniskt).
Om någon av dessa räkningar behövs för skattemässiga ändamål, gör en kopia och lägg den med dina årliga skattedokument.