Var och en av kontona i denna ekvationsvisning på företagets balansräkning och revisorer använder debit- och kreditposter för att registrera transaktioner till varje konto.
Dubbelregistreringsbokföring har använts i över 600 år och användes först av banker och handlare i Italien.
Dubbelregistrerad redovisning definierad
Tredje bokföring är trovärdig för sitt namn, en standardbokföringsmetod som innebär att varje transaktion registreras i minst två konton, vilket medför debitering till en eller flera konton och en kredit till en eller flera konton.
Den totala summan av transaktionerna i varje enskilt fall måste balansera och säkerställa att alla dollar redovisas. Debiter är vanligtvis noterade på vänster sida av storleken, medan krediter är vanligtvis noterade på höger sida.
Offentliga företag måste använda dubbelregistreringssystemet för redovisning, vilket krävs enligt lag. Offentliga företag måste följa redovisningsregler och metoder som dikteras av god redovisningssed (GAAP), som styrs av den icke-statliga enheten, Financial Accounting Standards Board (FASB).
Dubbelregistreringsbokföring fungerar också som det mest effektiva sättet för ett företag att övervaka sin ekonomiska tillväxt, särskilt när affärsområdet växer.
Att hålla noggranna böcker
När företagets verksamhet växer ökar sannolikheten för administrativa fel. Även om dubbelregistrering inte helt förhindrar fel, begränsar den effekten av eventuella fel på den totala kontot.
Eftersom kontona är inställda för att kontrollera varje transaktion för att vara säker på att den balanserar, kommer fel att bli flaggade till revisorerna snabbt innan felet ger efterföljande fel i en dominoeffekt. Dessutom gör kontostrukturens natur det enklare att spåra tillbaka genom inmatningar för att ta reda på var ett fel uppstod.
Kontotyper
När du använder dubbel bokföring måste du använda flera typer av konton. Nedan följer några viktiga konto typer.
Tillgångskonton visar dollar som är förknippade med saker som ett företag äger, till exempel kontanter i kontokontot eller det pris som betalas för sitt lager.
Ansvarskonton visar vad företaget är skyldigt, till exempel en byggnadslån, utrustningslån eller kreditkortsaldon.
Inkomstkonton representerar mottagna pengar, till exempel försäljningsintäkter och ränteintäkter.
Kostnadskonton visar pengar, inklusive inköpta varor till försäljning, lönekostnader, hyra och annonsering.
Dubbelregistreringssystemet kräver ett kontoplan, som består av alla balansräkningar och resultaträkningsredovisningar där revisorer gör inskick. Ett givet företag kan lägga till konton och skräddarsy dem för att mer specifikt återspegla företagets verksamhet, redovisning och rapporteringsbehov.
Använda Accounting Software
De flesta bokföringsprogram för företag använder dubbel bokföring; utan den funktionen skulle en revisor ha svårt att spåra information som lager och leverantörsskulder och förbereda årsskiftet och skatteposter. Den grundläggande dubbelregistreringsstrukturen levereras med bokföringspaket för företag. När du konfigurerar programvaran skulle ett företag konfigurera sitt generiska kontoplan för att spegla de faktiska kontona som redan används av verksamheten.
Redovisningsprogramvaran producerar vanligtvis flera olika typer av finansiella och redovisningsrapporter utöver balansräkningen, resultaträkningen och kassaflödesanalysen. En vanligt använd rapport, som kallas försöksbalansen, listar varje konto i huvudboken som har någon aktivitet.
Försöksbalansen markerar alla konton som har en normal debitbalans och de som har ett normalt kreditbalans.
Summan av försöksbalansen ska alltid vara noll och de totala debiteringarna ska vara exakt lika med de totala poängen.
Exempel på dubbelregistrering
Som ett exempel på dubbel bokföring, om du skulle registrera försäljningsinkomster på $ 500, skulle du behöva göra två poster: en debitering på $ 500 för att öka balansräkningskontot som heter "Cash" och en kreditpost på $ 500 till öka resultaträkningen konto som heter "intäkter".
Ett annat exempel kan vara inköp av en ny dator för $ 1000. I det här exemplet skulle du behöva ange en debitering på $ 1000 för att öka ditt resultatkonto "Technology" expense konto och en $ 1000 kredit för att minska ditt balansräkning "Kontant" konto.
Det motsatta gäller också: Om ditt företag lånar pengar från en bank ökar dina tillgångar, men dina skulder ökar också med samma belopp. Dubbelbokslutskontrollen kontrollerar efter noggrannhet eftersom summan av kontona med debet saldon borde motsvara summan av kreditbalansräkningarna, så att du har tagit upp båda delarna av transaktionen.