Oavsett om du är ny på personalkostnader och du behöver veta vilka pengarförvaltningsfördelar du kan förvänta dig, eller om du vill byta till en annan programvara av samma typ, kommer den här listan med funktioner och fördelar att hjälpa dig att förstå vilka funktioner du har måste ha i din programvara.
01 Kontosaldon och transaktioner
I ett ögonblick visar personalfinansieringsprogram saldon på alla konton som du väljer att spåra. Eftersom inköp och betalningar skrivs in i mjukvaran eller laddas ner från banker och andra finansinstitut, gör mjukvaran matematiken för att återspegla korrekta kontosaldon. Om du använder en online personalkostnadsapp , uppdateras saldon minst en gång om dagen. Om du vill använda Windows- eller Mac-stationär programvara, ta reda på om programvaran automatiskt uppdaterar konton varje gång du startar den, vilket föredras för noggrannhet och bekvämlighet.
Medan automatisk nedladdning av transaktioner är ett mycket säkert förfarande är det inte för alla. Om du är obekväm med det här väljer du ekonomisk programvara som låter dig importera transaktioner efter att de har hämtats till din dator, eller anger transaktioner manuellt 02 Inga fler sena betalningar
De flesta finansiella programmen låter dig schemalägga påminnelser för räkningar, lönecheckar, insättningar och överföringar av pengar, en funktion som hjälper mycket med att undvika ränta och avgifter för sena betalningar. Många programvaruval kan skicka påminnelser till din mobiltelefon eller smartphone eller din e-postadress. I åtminstone bör en varning visas direkt i programvaran när räkningar pågår.
För varje varning för att arbeta med personalfinansieringsprogramvara måste du ställa in schemalagda transaktioner för alla räkningar som du förväntar dig med jämna mellanrum. Inlåning kan också ställas in i schemalagda transaktioner. 03 Snabb och enkel kontonavstämning
Att förena personliga finansiella konton är lättare och felfri när ekonomisk programvara med en avstämningsfunktion används. Den här funktionen finns vanligen i Windows och Mac-finansiell programvara , men inte så ofta med online-appar. När ett konto försonas med personalfinansieringsprogram, kontrolleras transaktionerna i programvaran med ett musklick när de matchar bokslutet. All matte är klar för dig och bestämmer om ditt kontobalans matchar banken, kreditkortsföretaget eller annan finansinstitut är mycket snabbare. 04 budgetplanering
Den största finansiella mjukvaran kommer att leda dig genom att skapa en personlig budget på ett sätt som är enklare än att skapa ett budgetkalkylblad. När en budget har upprättats, tilldela budgetkategorier till intäkter och kostnader i dina konton. Programvaran ska ha en memorerad transaktionsfunktion så att du bara behöver tilldela kategorier till de flesta transaktionerna en gång. Medan nästan all personalfinansieringsprogram innehåller ett budgeteringsverktyg, om du främst använder programvaran för budgetändamål, överväga dedikerad budgeteringsprogram . Här är några budgetkalkylarkmallar . 05 Gör Tax Time Easier
Transaktionskategorier för skatter ingår i någon finansiell programvara, och du kan alltid skapa egna skattekategorier som används då när du förbereder din avkastning för att skapa en rapport om skatteavdrag, beräknade skatter och andra poster. Om du kategoriserar inkomstskattrelaterade transaktioner från lönecheckar, välgörenhetsbidrag och andra avdragsgilla kostnader, blir årliga inkomstskattförberedelser mycket enklare. Kör en skatterapport för året för att få data för din avkastning, eller ännu enklare, överföra data till skatteprogram.
Om du inte är noggrann om att använda skattekategorier konsekvent bör du inte använda dem alls för att undvika inkomstskattefel. 06 Betala räkningar online
Någon finansiell mjukvara låter dig betala räkningar online direkt via programvaran medan du automatiskt anger transaktioner i konton när betalningen görs. Många banker och mäklarfirmor erbjuder gratis onlinebetalningstjänster , men vissa tar ut en avgift för denna tjänst. Ett annat alternativ är att använda en online-betaltjänst som inte är ansluten till ett bankinstitut. Dessa tjänster påminner dig om att betala räkningar och vissa kan ställas in för att automatiskt göra betalningar från ditt kontroll- eller sparkonto på en schemalagd dag varje månad. 07 Spåra och analysera investeringar
En del finansiell programvara låter dig ange eller ladda ner investeringstransaktioner och hålla kontonvärden uppdaterade nästan upp till minut med automatiska uppdateringar via Internet. Leta efter funktioner som tryckta och skärmrapporter och diagram hjälper dig att spåra dina investeringar och rapportering av kapitalvinster.
Om du letar efter programvara som hjälper till att göra aktiehandel och investeringsbeslut dagligen eller vecka, överväga lageranalysprogram. 08 Bestäm din nettovärde
Inte all finansiell mjukvara spårar nettoförmögenhet , men fullfunktionsprogramvara spårar vanligtvis tillgångar och skulder för att ge en noggrann ögonblicksbild av ditt nettovärde vid vilken tidpunkt som helst. Programvara med detaljerad rapportering av nettointäkter kostar förmodligen $ 15- $ 20 mer än grundläggande finansiell mjukvara, men om man håller ett öga på din nettovärde är det viktigt att ha grafisk rapport och diagram som bryter ner siffrorna är värda kostnaden. 09 Lär barnen om pengar
Ju tidigare dina barn lär sig om att hantera pengar, desto bättre förberedd kommer de att vara för budgetar och räkningar som vuxna. Gratis eller billig programvara som lär barnen om pengar på ett mycket engagerande sätt är tillgängligt för att hjälpa föräldrar och lärare att utbilda barn genom praktiska och roliga aktiviteter. 10 Vilken finansiell programvara kan inte göra
Nyckeln till att använda ekonomisk programvara för att hantera och spara pengar är att använda programvaran ofta och med jämna mellanrum. Den tid som krävs beror på hur invecklat du ställer in budgetar och andra finansiella spårningsverktyg.
Om du vill göra omfattande budgetering, planera att spendera 10-20 minuter varje vecka och kolla över din budgetrapport, undersöka transaktioner och anpassa budgeten. Om du använder din programvara för att betala räkningar och spåra kontosaldon eller investeringar, kommer några veckor att kräva en 5-minuters blick på relaterade verktyg, medan du måste lägga åt sidan ca 20 minuter andra veckor för mer djupgående användning, som att förena konton. 11 Mer om val av finansiell programvara
Nu när du har upptäckt funktionerna och fördelarna med finansiell programvara för personlig hantering av pengar, lär du dig mer om programvarualternativ för att hitta de bästa verktygen för din ekonomiska situation.