Starta ett grundläggande arkiveringssystem
Det finns mycket finansiell information som behöver organiseras och bearbetas, och ett enkelt arkiveringssystem kan göra detta mindre av en syssla. Du kan väsentligen bryta ner alla dina finansiella papper i följande kategorier:
- Räkningar som betalas
- Viktiga dokument att behålla
- Föremål för att kasta bort eller strimla
Det är verkligen så enkelt. Antingen har du en faktura som måste betalas, ett kvitto eller dokument som ska sparas eller något som kan kasseras. Det är upp till dig hur du vill organisera dessa objekt, men det kan vara så enkelt som att använda tre enskilda mappar märkta med ovanstående information.
Sedan, när du får mailet eller tar emot ett annat finansiellt dokument, ta en stund att lägga den i rätt mapp. På så sätt är dina räkningar och viktiga dokument i en lätt att hitta plats. Du kan sedan regelbundet bearbeta mapparna och permanent lagra viktiga dokument och kasta eller återvinna vad du inte behöver.
Håll viktiga dokument organiserade
Medan det grundläggande arkiveringssystemet kommer att göra ett bra jobb för att hålla din dagliga ekonomi i ordning, vill du fortfarande organisera de viktiga sakerna du behöver behålla. Generellt kan du använda ett litet arkivskåp med enskilda mappar för att hålla allt i ordning.
Några exempel på finansiella dokument som du borde behålla:
- Skatteåterbäring
- Försäkringspolicy
- Hypotekslån
- Investeringar och pensionsräkningar
- Garantier eller serviceavtal
Hur länge att behålla dina dokument
Eftersom du behöver behålla kopior av vissa dokument, hur länge borde du faktiskt behålla dem? I vissa fall behöver du bara behålla ett dokument eller en form under en kort stund, medan andra du kanske vill hålla fast vid i flera år.
Här är några vanliga finansiella dokument och hur lång tid du bör överväga att behålla dem.
- Skatteåterbäring. När det gäller dina skattedeklarationer rekommenderas att du behåller dem i sju år. Om IRS vill granska dina avkastningar har de vanligtvis mellan 3-6 år att gå tillbaka från det datum du lämnade in. Att behålla sju års tidigare avkastning till hands kommer att hålla dig täckt och göra ditt liv mycket enklare om du blir granskad. Det är inte bara det, men om du planerar att köpa ett hem eller annars behöver visa bevis för inkomst till en långivare är det trevligt att ha minst några år värda data till hands.
- Hypotekslån. När du köper ett hem ska du sätta dig ner vid stängningen och skriva ditt namn på vad som verkar som hundratals sidor. Vanligtvis får du en stor mapp med kopior av allt du gick över vid stängning. Dessa kommer att innehålla dokument från banken som beskriver lånet, information från fastighetsbolaget, bedömnings- och inspektionsinformation, och mycket mer. Medan du kanske inte behöver referera till dessa saker ofta, borde du verkligen behålla dessa dokument på obestämd tid. Du kan behöva hänvisa till dem i framtiden och de kan ge värdefull information när du så småningom går att sälja hemmet.
- Bank- och investeringskontoutdrag. Om det finns en bra sak på internet är det att du ofta kan göra elektroniska kopior av dina bank- och investeringskonfigurationer varje gång. Detta eliminerar behovet att behålla varje enskilt uttalande du får. Ändå är det en bra idé att granska varje pappersuttalande du får och om de är kvartalsvis behåll dem tills nästa uttalande kommer fram. När du har mottagit bokslutskommunikén eller årsredovisningen kan du säkert slänga alla månatliga eller kvartalsvisa uttalanden. Detta kommer att skära ner på hur många pappersstycken du måste lämna bort och med all sannolikhet kan du få ytterligare kopior på nätet eller genom att ringa ett snabbt samtal.
- Räkningar och kvitton. Eftersom du får nyckeltal och kreditkortsräkningar är det en bra idé att behålla dessa under ett år efter kontrollen för att säkerställa att informationen är korrekt. Fel kan hända och om du har en kopia av ditt uttalande lättillgänglig kan det göra det enkelt att bestrida ett fel. Samma sak gäller kvitton. Du bör hålla dem tillräckligt länge för att jämföra med dina bankdeklarationer så att du kan fånga några fel. Det är naturligtvis, såvida inte intäkterna är för inköp som kan användas för skattemässiga ändamål. I det här fallet vill du behålla de intäkterna i upp till sju år, precis som din avkastning vid en revision.
Håll din information säker
Identitetsstöld har blivit ett stort problem de senaste åren. Tjuvar kan ta bitar av din personliga och ekonomiska historia och använda den för att skapa falska identiteter som kan förstöra din kredit, tömma dina bankkonton och annars ge dig stor huvudvärk. Så det är viktigt att du skyddar och kasserar dina finansiella uppgifter på rätt sätt.
Först och främst, överväga att köpa en pappersförstörare för ditt hem. Alla de gamla elräkningsräkningarna och till och med oanvända kreditkort som du får i posten varje månad kan vara primära mål för tjuvar. Genom att strimla dina oanvända dokument kan du vara säker på att du har minimerat chansen att någon stjäler informationen.
Detta innebär också att du ska säkra de dokument du håller kvar i huset. Om du bara lagrar allt i kartonger i källaren, vad händer om det finns en översvämning? År av data kunde gå vilse. Samma sak gäller om det finns en brand eller annan katastrof.
Medan du inte kan skydda mot varje enskild möjlighet kan du åtminstone få ett starkt, robust och eventuellt jämnt brandtätt arkivskåp eller låsbehållare som håller dina dokument relativt säkra och borta från de rätta händerna. Du behöver inte gå överbord, men du vill inte heller att allt bara sitter i några gamla skonlådor i din garderob, antingen.
Att vara organiserade kan även hjälpa dina arvingar
I händelse av att något händer med dig kan de organiserade finansiella dokumenten enormt hjälpa de som kommer att ta hand om dina affärer när du är borta. Detta kan effektivisera bosättningen av din egendom. Om du har en testamente är det också viktigt att du har ett instruktionsbrev så att exekutören vet var du ska hitta dessa dokument.