Vad är ett utmärkt kontroll?
En utestående check är en check som har skrivits men aldrig presenterats för betalning. En person eller företag skriver en check, och mottagaren misslyckas med att sätta in eller kontantera checken.
Som ett resultat så är kontrollen enastående, det är fortfarande där ute någonstans.
Varför gör du utmärkta kontroller?
När du betalar med check måste din betalningsmottagare sätta in eller kontantera checken för att samla in betalningen.
Betalningsmottagarens bank kommer att begära pengar från din bank och transaktionen är slutförd när din bank skickar pengar till betalningsmottagarens bank (eller överför pengar till betalningsmottagarens konto om du använder samma bank eller kreditförening).
Om mottagaren av en check aldrig gör någonting med det - eller om kontrollen går vilse eller förstörs - stannar pengarna på checkwriterens konto. Även om det kan tyckas som en bra sak för kontrollisten, uppstår flera problem.
Uppblåst kontosaldo: Om du skriver en check och pengarna aldrig lämnar ditt konto kan du så småningom tro att du kan spendera dessa pengar. Men pengarna tillhör någon annan. Om de sätter in checken när du inte förväntar dig det kommer du att hamna med mindre pengar än du trodde, eventuellt överföring av ditt konto och studsningskontroller .
Ovärdiga tillgångar: Företagen behöver hålla reda på utestående objekt för att undvika att bryta upp okravade egendomslagar. Om betalningar till anställda eller leverantörer blir oskadade måste de så småningom sätta dessa tillgångar över till staten. De flesta stater kräver att företag gör det efter några år, men kolla med lokala tillsynsmyndigheter för detaljer i ditt tillstånd.
Affärsredovisning: Företagen måste också spåra inkomst, kostnader och leverantörsskulder. När betalningarna förblir utestående blir sakerna mer komplicerade. Betalningen går på huvudboken, men företag måste göra justeringar under avstämning , och de kan behöva återutgå inaktuella kontroller. Om företag inte hanterar situationen korrekt, bryter de lagen.
Vad ska man göra om utestående kontroller
Var proaktiv om utestående kontroller och få saker att rensas upp så snart som möjligt. Antag inte att det är din lyckodag och att du får använda pengarna för andra ändamål. Du är fortfarande skyldig pengarna, och du måste betala det förr eller senare - om det går till avsedd betalningsmottagare eller till staten. Använd ett bokföringssystem som drar av eventuella okontrollerade kontroller från dina tillgängliga medel.
Ring eller skriv: Om du upptäcker att en check inte har deponerats, kontakta betalningsmottagaren. Ett enkelt telefonsamtal eller e-post är bra, bara checka in för att se till att de har fått betalningen och fråga om de ska sätta in checken. Om det inte fungerar är det en bra idé att skicka ett brev som informerar dem om att kontrollen inte har presenterats, och de borde meddela dig om de inte har fått betalningen.
Om du behöver en mall, använd vårt exempel Brev för utestående kontroller .
Håll journaler: Dokumentera eventuell kommunikation som du skickar eller tar emot om utestående kontroller. Du kan behöva bevisa att statliga tillsynsmyndigheter har gjort rimliga försök att slutföra betalningen, men betalningsmottagaren samarbetade inte heller, eller det var omöjligt att kontakta betalningsmottagaren.
Betalning av online-faktura: Som individ kan du minska "överraskning" -utbetalningar i ditt personliga konto genom att använda online-betalning i stället för att skriva checkar: Banken drar av pengar från ditt checkkonto när checken skrivs ut. Men pengarna returneras till ditt konto om betalningsmottagaren inte sätter in checken inom en viss tid (vanligtvis sex månader eller mindre).
Ska du skriva ett annat check?
Efter att ha pratat med din betalningsmottagare kan de begära att du skickar en ny check, som de kommer att lova att betala omedelbart.
Innan du gör det, be dem att returnera den gamla kontrollen, om möjligt. Detta eliminerar möjligheten att de (avsiktligt eller oavsiktligt) sätter in båda kontrollerna.
Det kan bli nödvändigt att utfärda en ny check utan att få den gamla checken tillbaka. Checken kan ha försvunnit av någon anledning, och din betalningsmottagare behöver en ny. Detta sätter dig i en svår situation eftersom du kommer att ha två checkar ut för en enda betalning. Om den gamla kontrollen deponeras kan din bank hylla checken och du betalar dubbelt. Bankerna brukar inte hedra kontroller som skrivits för mer än sex månader sedan , men det händer ofta att du bör vara försiktig (även om du skriver ut "Annullera efter 90 dagar" eller något liknande på dina kontroller).
Två strategier kan skydda dig:
Sluta betala: Om beloppet är tillräckligt stort för att orsaka problem (eller om du inte litar på betalningsmottagaren), överväga att fråga din bank om att "stoppa betalningen" på den gamla kontrollen. Detta tillvägagångssätt är inte perfekt, men det kan hjälpa till att skydda dig. Sluta betalningsförfrågningar kosta pengar, och de varar bara i sex månader, så du kan behöva repetera processen flera gånger.
Få överenskommelse: Be betalningsmottagaren att underteckna ett dokument som lovar att inte sätta in båda kontrollerna (det exemplarbrev som är länkat till ovan innehåller detta språk). Det kommer inte att förhindra att betalningsmottagaren deponerar två gånger, men den lägger till en påminnelse och ett pappersspår som kan vara användbart.
Varför kontrollerar inte kontanter?
Kontroller får inte deponeras av flera skäl.
- Ingen rush: Den enklaste orsaken kan vara att betalningsmottagaren bara inte har kommit runt för att behandla checken. Kanske behöver de inte pengar direkt, och de har varit upptagna att göra andra saker.
- Faller genom sprickor: Kontroller kan också gå vilse i piller med papper eller falla bakom skrivbord. Återigen, om pengarna inte är viktiga för betalningsmottagaren blir det inte märkt.
- Leveransproblem: Slutligen kan kontroller returneras till dig i posten om en betalningsmottagaradress har ändrats, men processen kan ta förvånansvärt lång tid.
Kontroller utfärdade till dig
Om en check utfärdades till dig och den fortfarande är utestående efter sex månader, kontakta checkutgivaren och begära en ersättare. Det kan hända att du måste returnera originalkontrollen eller underteckna dokument som säger att kontrollen är borttappad eller förstörd (och att du inte försöker sätta in båda kontrollerna). Om du inte hittar emittenten, kolla med ditt tillstånds övergivna fastighetsprogram för att hävda tillgångar.