De bästa säkra sätten att skicka skattehandlingar till din revisor

by William Perez

Motstå uppmaningen att använda e-post

I åldern på Internet blir det alltmer vanligt vid skattetid för att människor ska kunna utnyttja hjälp av proffs och revisorer som kan vara obekvämt avstånd. Det kan vara frestande att bara skicka den nödvändiga informationen, men det är inte den bästa idén.

Du kommer att vilja se till att dina skattehandlingar levereras till din certifierade revisor, registrerad agent eller annan skattesäljare på det säkraste och pålitliga sättet. Skattehandlingar innehåller mycket känslig information som ditt namn, adress, sociala nummer för dig och dina anhöriga, hur mycket pengar du tjänar och var du bankar. Och det är bara för att börja. Om den informationen hamnar i fel händer kan du bli offer för identitetsstöld.

Här är några tips för att se till att dina dokument och dina data kommer fram till deras destination intakt och säkert.

Uppdaterad januari 2018 av Beverly Bird

01 Gör en lista

Gör en lista över alla dina W-2s , 1099-tal och andra skatterelaterade dokument. Detta ger två saker: Du vet exakt vad du skickade till din revisor och om något går vilse och inte kommer i andra änden kan du identifiera vad det var. Du kommer också att ha början på en checklista för nästa års skattförberedelse.

02 Gör säkerhetskopior

Om du sänder de faktiska papperskopiorna av dina skattedokument gör du själv en tjänst och kopierar dem alla först. På det sättet kommer du inte att vara utan kritisk information om de verkligen går vilse. Du kan kopiera dem eller skanna dem till bild- eller PDF-filer, spara dem på din dator och på en flash-enhet som en extra försiktighet. Men du gör det, se till att du har en säkerhetskopia innan du skickar pappersarbetet till din revisor.

03 Det bästa alternativet är handleverans

När en spion vill se till att ett dokument levereras till rätt person vid rätt tidpunkt i filmerna, levererar han det personligen. Han tar inte chansen att det kan bli avlyssnat.

Du kan lägga den här gamla skolan taktiken för att fungera för dig genom att personligen skicka dina skattedokument till din revisor om det är möjligt. Lämna åtminstone dem till sin assistent, sekreterare, receptionist eller annan kontorspersonal. Detta eliminerar risk för att de kommer att gå vilse i överföringen eller bli avlyssnade av eavesdroppers.

04 Skicka dina dokument

Mail leverans är ganska säker och är förmodligen ditt näst bästa alternativ om du bor i Philadelphia och din revisor är i Pittsburgh så handleverans är bara inte ett alternativ.

Dina dokument är skyddade mot avslappnad avlyssning genom att vara inslagna i ett kuvert. Att öppna någon annans brev är ett brott, åtminstone i USA, och medan det inte kan avskräcka en bestämd brottsling, finns det åtminstone lagar på böckerna för att straffa brottslingar.

Med detta sagt kan dokument och ibland bli förlorade eller skadade i posten, så det kan vara en bra idé att skicka de säkerhetskopior du gjorde i stället för originalet. Och överväg att använda någon form av leverans eller signaturbekräftelse, eller omgå helt US Postal Service och använd en leveransservice istället som Federal Express eller UPS.

05 Faxa dina dokument

Faxa dokument till din revisor kan vara ett snabbt sätt att leverera dem och det är relativt säkert. Så länge revisorns telefonlinje inte tappas, är chansen god att din överföring inte kommer att bli avlyssnad av identitetstjuvar. Men var helt säker på att du har rätt faxnummer.

Det finns några nackdelar. Faxade dokument kan ibland vara svåra att läsa och det sista som en skatteprofessor vill göra är att sitta där och gissa om ett nummer är sex eller åtta eller tar ytterligare tid att ringa dig för att ta reda på det. Faxning fungerar bäst om du bara behöver skicka några sidor. För längre dokument och speciellt för dokument som innehåller information på båda sidor av en sida kan faxning inte vara den bästa lösningen.

06 Om du måste använda e-post ...

E-post är bekvämt och snabbt, men det kan erbjuda ungefär lika mycket säkerhet som ett vykort. Om du inte tar försiktighetsåtgärder kan någon nätoperatör se innehållet i ditt email och visa dina bilagor. Oavsett om de är uppmärksamma och faktiskt spårar innehållet är bredvid punkten - det finns fortfarande potential.

Kontrollera om din revisor använder en säker filutbytesprogramvara som LeapFile. Många gör enligt Chip Capelli, en revisor som ligger i Provincetown, Massachusetts, och detta kan vara en spelväxlare.

Placera åtminstone din skattedokument i ett krypterat omslag, till exempel en lösenordsskyddad DOC-, PDF- eller ZIP-fil. "Skanna allt till en PDF och lösenordsskydda det," rekommenderar Capelli. Skicka aldrig information som du vill behålla privat, t.ex. ditt personnummer, som vanlig text i ditt e-postmeddelandes kropp. Vad händer om du av misstag skickar meddelandet till fel adress eller är din e-post skannad och data skördas av din tjänsteleverantör? Att vidta försiktighetsåtgärder för att skydda dina skattehandlingar bidrar till att skydda din ekonomi.

Om värre kommer sämst

Räcka ut till Internal Revenue Service omedelbart om du upptäcker att du har äventyrats trots din bästa ansträngning. Faktum är att du kan kontakta IRS om du ens tror att du kanske har äventyrats IRS kommer att undersöka. Skicka formulär 10439 för att rapportera skattebedrägeri eller misstänkt bedrägeri av denna typ. Du kan komma åt formuläret på IRS-webbplatsen tillsammans med information om var du ska maila eller faxa det.