Så här skriver du ut kontroller framgångsrikt
För att skriva ut dina egna kontroller behöver du:
- Programvara för att formatera kontrollen
- MICR-teckensnitt för att skriva ut de datorvänliga siffrorna längst ner på varje kontroll
- Kontrollera papper med säkerhetsfunktioner som gör att dina kontroller inte ändras eller kopieras
- Magnetisk bläck, som eventuellt är valfri, men som hjälper dig att undvika problem och extra kostnader
Hur mycket vill du göra?
Det finns två sätt att skriva ut:
- Gör allt från början.
- Beställ delvis kontrollerade kontroller från en professionell skrivare.
Om du inte vill göra allt, är den enklaste lösningen att få en kontrollskrivare göra den svåra delen - vilket är detsamma för varje kontroll. Utanför uppgifterna att sätta datorläsbara nummer på specialpapper med magnetisk bläck. Då kan du bara släppa kontrollerna i din skrivare för att lägga till betalningsmottagaren , beloppet och eventuella noteringar. Med det här tillvägagångssättet behöver du inte hantera speciellt bläck eller ladda ner ytterligare teckensnitt.
Kontrollera att skrivare erbjuder en mängd olika alternativ så att du kan ange hur kontrollerna kommer ut och de använder säkerhetsfunktioner i branschen.
De flesta av deras produkter är kompatibla med populära program, så du kan fokusera på viktigare saker än att kontrollera formatering.
Programvara för utskriftskontroller
Medan du kan designa och skriva ut egna kontroller utan någon speciell programvara, tar det lite designkunskaper och tid. Ett förbyggt paket gör det mesta av arbetet för dig, och programvaran är relativt billigare, särskilt om du kan sprida kostnaderna utöver en hög volym kontroller.
Det finns en anständig chans att du redan har vad du behöver. Populära program för pengarhantering som Quicken och QuickBooks gör det enkelt att skapa en betalning och skriva ut en check. Dessutom hjälper dessa program dig att spåra betalningar utan att behöva ange dem manuellt genom att skapa en post när du skriver ut checken. Återigen är det lättast att använda "check stock" -papper beställt från en kontrollskrivare eller kontorsleverantör med dessa program. Men du kan själv designa en mall om du föredrar det.
Utöver ovanstående program kan många alternativa programvaruleverantörer hjälpa dig att skapa kontroller. Ännu nyare redovisningsprogram kan hjälpa dig att skriva ut gammaldags kontroller. Xero kan till exempel anpassa dig till en kontrolldesign och lägga till bankinformation i MICR-format.
Utrustning som behövs för utskriftskontroller
Du kan skriva ut egna kontroller med nästan vilken som helst skrivare. Det är dock klokt att använda magnetisk bläck om du ska skriva ut kontroller från början. Kontrollera läsautomater hos banker och återförsäljare fungerar bäst om din bankinformation skrivs ut med magnetisk bläck. Du kan eventuellt komma undan med att använda vanligt gammalt bläck (se nedan), men du måste veta avvägningarna. Att hitta magnetisk bläck är inte alltid lätt vid lokala kontorsmaterielbutiker, och det är dyrare än standardbläck.
Använd specialcheck för att skriva ut. Det papperet har säkerhetsfunktioner som gör det svårare att ändra befintliga kontroller och skapa falska kontroller med hjälp av din kontoinformation.
Behöver du magnetisk bläck för att skriva ut kontroller?
Tekniskt nej. Du tar dock en risk om du skriver ut bankinformation med vanlig bläck. Var försiktig med programvaruförsäljare som översimpliserar problemet och hävdar att du alltid kan skriva ut kontroller utan magnetisk bläck.
Endast bankinformation: Hela kontrollen behöver inte magnetisk bläck. Den viktigaste delen är din bankinformation , inklusive rutningsnummer och ditt kontonummer . Det är de roliga ser numren längst ner på en check, även känd som MICR-raden. Om du hade dessa siffror förtryckt av en kontrollskrivare och du bara skriver ut betalningsmottagarinformation och beloppet behöver du inte magnetisk bläck.
Utvecklande insättningar: Datorer med magnetiska läsare läser kontouppgifterna från dessa kontroller för att snabbbehandla. Medan vi säkert flyttar mot optiska läsare, går vissa kontroller fortfarande igenom traditionella läsare. I åldern av inlåning för mobila checkar , där konsumenterna får en bild av en check för att göra en insättning, minskar behovet av magnetisk bläck.
Men vad händer om du skriver ut dina kontroller utan magnetisk bläck, och checken passerar genom en magnetisk läsare? Då måste kontrollen behandlas manuellt, vilket kan leda till avgifter för dig eller din betalningsmottagare, samt långsammare behandling.
Den säkraste vägen är att använda magnetisk bläck. Det är dyrare än vanlig bläck, men det är inte skandalöst.
Behöver bara en kontroll?
Om du bara behöver en enda check kan din bank kunna ge dig vad du behöver. Du kan till exempel behöva ge en annullerad kontroll för att ställa in direktinsättning , eller du kan ha en engångssituation som kräver en papperskontroll. Banker erbjuder vanligtvis små mängder kontroller med dina kontouppgifter som skrivs ut på dem till en liten avgift. Ring fram och fråga om det är möjligt att få en diskontroll innan du gör en resa till filialen.
Så här skriver du ut kontroller
När du har materialet du behöver är du redo att betala. Om du använder redovisningsprogram bör programmet automatisera de flesta uppgifterna för dig. Annars anger du datum, belopp och annan information som om du skrev en check för hand .