Håll dina gamla avkastningar i minst tre år
Det finns inget sätt i det. Skattedeklarationer och relaterade dokument är viktiga att behålla. Du behöver dem om IRS vill granska information om det aktuella skatteåret, och gamla avkastningar kan också vara användbara för flera andra ändamål, till exempel att verifiera inkomst när du ansöker om ett lån eller en lägenhet.
Hur länge är det länge nog?
I allmänhet bör skattedeklarationer och relaterade dokument behållas i minst lika länge som IRS eller en statlig skattemyndighet har rätt att granska den avkastningen . Denna tidsperiod kallas begränsningslagen. Det är tre år från det datum då avgiften faktiskt lämnades in för federal avkastning, eller tre år från och med den 15 april, om avkastningen lämnades in före tidsfristen.
Varje stat har sin egen stadga för begränsningar för revisioner. Många stater följer den federala tidsperioden på tre år, men andra har längre tidsperioder.
Till exempel har Montana en femårsperiod för revisioner.
Vad ska du behålla?
Tillsammans med en kopia av din avkastning ska du behålla dokument som är relaterade till inkomst, avdrag eller krediter du anmälde och hävdade. Detta skulle innehålla objekt som kopior av dina formulär W-2, formulär 1099, bekräftelsebrev för välgörande donationer och kvitton för avdragsgilla utgifter.
Egenföretagare bör också behålla kopior av eventuella bokföringsregister, t.ex. bankredovisning, resultaträkning eller säkerhetskopiering av deras uppgifter från deras bokföringsprogram.
Du kanske också vill ha några dokument om fastigheter, tillgångar, aktier, obligationer eller andra tillgångar du äger så länge du äger dem, sedan ytterligare tre år eller längre efter att tillgången säljs, beroende på ditt tillstånd. Du behöver dessa poster för att beräkna kostnadsbas och vinst eller förlust för kapitalvinstskatt.
När det är dags att kasta bort
Gör dessa slutliga kontroller innan du börjar kasta ut gamla skatte- och finansiella dokument:
- Kolla ditt socialförsäkringsutlåtande och jämföra ditt intäkter med informationen på dina W2s och skattedeklarationer. Om du inte har fått ett socialförsäkringsutlåtande nyligen kan du begära en från Socialförsäkringsverket. Så ofta kommer intäkterna från din W2 eller egenföretagarinkomst från din avkastning inte att visas på din Social Security Statement. SSA har rutiner för att hjälpa dig att rätta till eventuella fel som du kan hitta.
- Kontrollera det datum då du lämnade din avkastning . Se till att det har varit minst tre år efter att avgiften lämnades in innan du slängde den.
- Ring till IRS och be om ett "Rekordkonto" för ett visst skatteår . Din revisor kan göra det här för dig och hjälpa dig att förstå denna IRS-utskrift. Ibland görs justeringar för avkastning efter att de har arkiverats och du kanske inte vet om det eller om du har glömt det. Detta är en möjlighet att se till att eventuella IRS-problem för ett visst skatteår har avvecklats innan du kastar bort din viktiga dokumentation.
- Skanna dina skattehandlingar och spara dem på en CD-ROM eller flash-enhet, även om du slänger papperskopiorna. Skannade kopior av dina dokument tar upp mycket mindre utrymme än pappersfiler.
- Töm din gamla skatt och ekonomiska dokument. Torka inte dem bara och kasta dem i närmsta trashcan! Du vill inte att någon ska kunna få tillgång till din identifierande information.
Hur ska du hålla allt?
Skanna och spara till hårddisken är den ultimata rymdbespararen, men skattedeklarationer och relaterade dokument kan också bibehållas på ett antal andra sätt:
- Pappersfiler som organiseras av året med besked och relaterade dokument alla i samma mapp.
- Använd en dragspelfil eller en låda för varje år.
- Håll separata filer för dina långfristiga tillgångar.
- Gör cd-skivor eller flash-enheter av dina mest värdefulla dokument och lägg dem i ett kassaskåp.