Vet du vad dina ekonomiska uppgifter säger?
Därför är det viktigt att ha en korrekt och aktuell balansräkning. När du driver ett företag måste du veta vilka medel som går in, vad som betalas ut och det nuvarande värdet av allt du använder i den dagliga verksamheten.
Balansräkningar förklaras
En balansräkning ger en översikt över företagets tillgångar och skulder. Tillgångar är allt ditt företag OWNS. Skulder är allt ditt företag OWES. Vad som finns kvar är ditt företags bokförda värde, känt som kapitalbaserat kapital beroende på om du är verksamma som ensam innehavare eller som aktiebolag med aktieägare.
Förstå tillgångar
Vid beredning av balansräkning måste tillgångar delas in i olika kategorier. Pengarna från försäljningen (kundfordringar) skiljer sig från värdet av inventeringen och separering av tillgångstyper ger dig en tydligare uppfattning om hur mycket faktiska pengar du måste arbeta med. Trots allt kan 2 miljoner dollar i råvaror vara en tillgång, men du kan inte utnyttja det för att betala nästa månads räkningar.
Likvida medel
I denna kategori ingår likvida medel som pengar i bankkonton , depåbevis, obligationer och andra källor som snabbt kan översättas till kontanter utan att förlora något värde. Kundfordringar, en lista över betalningar eller försäljningar som väntar på att lösas, betraktas också likvida tillgångar.
Om du har några kortfristiga placeringar som kan säljas om det behövs ska din balansräkning också spegla det.
Nuvarande tillgångar
Omsättningstillgångar är tillgångar som kommer att omvandlas till kontanter eller utnyttjas inom de närmaste tolv månaderna. Kundfordringar är den vanligaste aktuella tillgången. Andra exempel inkluderar kortfristiga placeringar, lager och förutbetalda kostnader
Anläggningstillgångar
Tillgångar som betraktas som " anläggningstillgångar " inkluderar de mark och byggnader som ditt företag äger såväl som utrustning, maskiner och fordon som du använder regelbundet. Till exempel, om du driver en restaurang som också erbjuder en leveransservice, dina ugnar, kylskåp, frysar och leveransbilar alla räknas som anläggningstillgångar.
Andra tillgångar
Kategorin används för att hålla reda på icke likvida medel som förväntas inte omvandlas till kontanter inom de närmaste tolv månaderna. Det vanligaste exemplet kan vara en deposition på ditt kontor som hyresvärden kommer att hålla fast vid under leasingperioden.
För att bestämma dina totala tillgångar, lägg till din likvida, nuvarande, anläggningstillgångar och andra tillgångar tillsammans. Det är det totala värdet av varje potentiell form av kontanter i din verksamhet.
Förstå skulden
Precis som med tillgångar har företagen mer än en slags ansvar.
Dessa redovisas också separat på din balansräkning så att du kan se vad du måste hantera nu och vilka utgifter som kommer att komma fram i framtiden.
Nuvarande åtaganden
Allt som du måste betala inom de kommande tolv månaderna betraktas som en löpande skuld. Det kan innefatta leverantörsskulder, vilka är utestående saldon till dem som tillhandahåller lager och tjänster till ditt företag och löner som tjänas av anställda som ännu inte betalats ut. Månadsräkningar kan också falla in i denna kategori.
Långsiktiga skulder
Om du har utgifter eller betalningar som går längre än det aktuella året, listas dessa som långfristiga skulder. En hypotekslån är ett vanligt exempel på en långsiktig skuld. Löpande betalningar eller månatliga leveranser kan också vara långsiktiga om du förväntar dig att de ska fortsätta i mer än 12 månader.
Betydelsen av att förena
Naturligtvis, för att veta exakt hur många tillgångar och skulder din verksamhet har att göra med, måste du jämföra dina bank- och kreditkortsutlåtanden regelbundet. Att bara anta att alla transaktioner du har skrivit ner och de som faktiskt har gått igenom är samma kan leda dig till problem när det är dags att betala räkningar eller filskatter.
Kontoutdrag
Att förena dina kontoutdrag är viktigt för att säkerställa säkerheten för dina affärsmedel. När du går igenom ett månatligt meddelande, kontrollera varje transaktion mot ditt eget register och se till att det matchar. Du kan hitta betalningar eller inlåning som du glömde att skriva ner. subtraherar eller lägger till dessa i enlighet därmed. Matcha alla utgående kontrollnummer till dina poster för att se till att ingen saknas och, om några, ringa till banken för att verifiera utgifterna och uppdatera ditt register.
Att se till att dina uppgifter matchar bankerna hjälper dig att undvika stora fel och upprätthålla ett korrekt konto för de pengar du har tillgång till. Det är lätt att göra ett misstag att skriva ner något när du är i mitten av hundra andra saker, och att ta tid att förena ditt kontoutdrag kan spara dig från en stor ekonomisk huvudvärk senare.
Att gå över dina kontoutdrag kommer också att varna dig för eventuella bedrägerier eller stöld. Tyvärr kan detta vara ett inte så vanligt problem när det gäller bokföring och hålla koll på din vanliga kontoaktivitet, så att du kan identifiera felaktiga eller bedrägliga avgifter innan du börjar lägga till.
Kreditkort uttalanden
Pengarna som ditt företag betalar ut är lika viktigt som pengarna som kommer in. Titta över ditt månatliga kreditkortutlåtande så snart det kommer och håller ögonen på dubbla avgifter eller obehöriga köp. Om du stöter på någon verksamhet som verkar misstänksam, kontakta det företag som utfärdat kreditkortet och få det avbrutet omedelbart.
För legitima inköp, se till att alla avgifter är korrekta. Oavsiktlig dubbel laddning eller ett misstag i ett citerat pris kan leda till att ditt företag betalar ut mer än det borde för dina leverantörer. Lös upp dessa problem så snabbt som möjligt och dubbelkollera för att du har redogjort för alla inköp som gjorts under månaden.
När du har försonat båda uttalandena, kontrollera de resulterande beloppen mot din balansräkning och gör nödvändiga ändringar så att de alla matchar. Poängen med att göra allt detta varje månad är att förhindra skadliga förluster och övervaka hur bra du hanterar företagsfonder som helhet.
Minska skulden
Att ha en övergripande översikt över företagets tillgångar och skulder gör det enkelt att se var pengar går och hur man bättre kan hantera utgifterna. Många småföretag börjar med ett underskott i form av lån eller krediter som måste betalas över tiden för att fungera i svart. Ju bättre du förstår dina företagsekonomier, desto lättare blir det att hitta sätt att balansera dina affärer och minska skulden.
En korrekt hanterad balansräkning gör det möjligt för dig att hålla dig över alla transaktioner som uppstår under den dagliga verksamheten i ditt företag. Det ger dig något att visa banken om de behöver en rekord över ditt företags värde, försäkrar nuvarande investerare om att dina finanser är under kontroll och kan vara ett verktyg för att höja ytterligare investeringskapital. Som företagare erbjuder en exakt balansräkning sinnesro i att veta att dina finanser är i ordning och du har en tydlig bild av hur mycket pengar som finns tillgängliga för att täcka de kostnader som oundvikligen uppstår när du kör ditt företag.